A implementação eficiente de uma operação de RPA está associada ao desenvolvimento de ferramentas de automação inteligente configurados para executar tarefas repetitivas, de alto volume e baseadas em regras. Segundo a consultoria Deloitte, o RPA oferece, entre outras funcionalidades, a coleta, processamento e análise de dados massivos de diferentes fontes; produção de relatórios de comunicação; coordenação e gerenciamento de sistemas de interface.

Entre os benefícios pela Deloitte na adoção de uma operação de RPA estão a possibilidade de realizar operações 24/7 sem filas no horário de pico; maior velocidade de processamento (até 80%); eficiência e redução de custos (de 30% a 60% por processo); flexibilidade e escalabilidade; maior precisão de entregas; menores ciclo de implementação; e possibilidade de monitoramento e controle, incluindo trilha de auditoria completa.

E, de acordo com a consultoria Gartner, 90% das grandes empresas terão adotado alguma automação para tarefas repetitivas por meio de software até 2022, como validação cadastral, transferência de informações em grande escala e integração de sistemas.

Operação de RPA sem complicação

Mas quais são as etapas críticas e fatores que devem ser levados em consideração na implementação da estrutura do modelo de uma operação de RPA eficaz sem complicações?

Em primeiro lugar, construa um Centro de Excelência RPA. As empresas precisam adotar sistematicamente o uso de RPA em todas as unidades organizacionais. Um Centro de Excelência RPA precisa ser estabelecido e com pessoas que serão responsáveis ​​por tornar o programa eficiente e bem-sucedido. O objetivo do centro é desenvolver casos de negócios, calcular a potencial otimização de custos e ROI enquanto mede o progresso em torno desses objetivos.

As equipes de tecnologia e operações precisarão nomear representantes para facilitar o grupo de estratégia de RPA centralizado para recomendar e adotar as melhores práticas ao mesmo tempo em que estabelece padrões entre os processos em diferentes unidades de negócios.

Em seguida, é preciso estudar uma estrutura para Governança de Projetos e Gerenciamento de Mudanças.

A empresa precisa garantir a padronização em toda a empresa criando uma estrutura de governança e gerenciamento de mudanças, envolvendo todas as partes interessadas necessárias para o projeto de operação de RPA.

A equipe de operações terá que projetar a estrutura. A estrutura deve incluir um conselho de robótica empresarial, um conselho de governança da unidade de negócios e um conselho técnico de RPA para liderar, priorizar e projetar padrões para o projeto.

Todo esse processo envolve uma estratégia de Comunicação e Gestão das Partes Interessadas.

Um plano de comunicação é fundamental para o engajamento das partes interessadas de todos os departamentos envolvidos. A equipe de operação deve assumir a liderança enquanto coordena com os recursos humanos e a equipe de TI a redação de comunicados adequados.

As organizações devem criar um comitê composto por executivos seniores e chefes de todos os departamentos participantes, bem como adotar a figura do Diretor de Informações para garantir uma implementação rápida e tranquila da operação de RPA.

Treinamentos de conscientização devem ser realizados enfatizar como a tecnologia cria um caminho para que os funcionários participem do crescimento dos negócios e aproveitem as verdadeiras habilidades e conhecimentos da equipe.

Definindo o escopo

O bom planejamento da operação de RPA também inclui a Avaliação de Necessidades e Identificação de Oportunidades.

Para identificar processos com potencial para operação de RPA, é preciso trabalhar a maturidade do processo. Isso garantirá que apenas os processos que geram um alto ROI sejam escolhidos para a automação.

Uma equipe de governança de nível empresarial precisará selecionar e priorizar projetos viáveis. A equipe de operações terá que desempenhar um papel fundamental na identificação de oportunidades, enquanto a equipe de TI deve assumir a responsabilidade geral de traçar um roteiro para as metas.

Um processo predefinido regido por um procedimento operacional padrão robusto ajudará a empresa a evitar retrabalho e manutenção.

Então, é o momento de identificar o melhor Design e Desenvolvimento de Pilotos.

A abordagem “Eliminar-Simplificar-Padronizar-Automatizar” oferece resultados de maneira estruturada e consistente. Em primeiro lugar, a execução bem-sucedida de pilotos simples pode atrair as principais partes interessadas em toda a organização. Isso também ajudará a empresa a decidir os processos em que há espaço para experimentar e aprender. Depois disso, as empresas podem redesenhar e padronizar processos para maximizar os ganhos. A equipe de operações, apoiada pela equipe de TI, terá a tarefa de testar os bots.

Finalmente, chegamos à etapa de Produção, Manutenção e Suporte.

Durante esse estágio, as organizações se concentram no monitoramento de bots para garantir identificação e soluções proativas em cenários adversos. Assim, serão realizadas alterações de processos e reprogramação de bots. O agendamento e o monitoramento de bots devem ser centralizados dentro da equipe de operações com o suporte da equipe de TI para uma coordenação eficaz e uma implementação eficiente da operação de RPA.

As partes interessadas precisarão monitorar o desempenho do bot depois que a operação de RPA entrar na fase de produção, enquanto o Centro de Excelência supervisiona as operações.

A importância de um parceiro com expertise na operação de RPA

Atualmente, não faz sentido para a maioria das organizações contar com uma equipe de profissionais de RPA e a melhor opção é buscar no mercado parceiros para a implementação de suas operações de RPA. Mas é preciso selecionar o parceiro de implementação de RPA que esteja alinhado aos seus processos de negócio.

O parceiro deve entender sua indústria e áreas de processos que estão sendo consideradas para RPA. Dependendo do tamanho do programa de implementação de uma operação de RPA, também é importante que as empresas selecionem um parceiro que possa atender às necessidades de pessoal. Na Tecnocomp, contamos com expertise e equipes altamente especializadas. Entre em contato.