Em tempos de crise, quando os recursos para manter a operação tornam-se escassos, as escolhas em onde investir ou os cortes para manter a continuidade do negócio são cruciais, o tema de eficiência no serviço de TI volta à pauta em muitas organizações.

As empresas que colocaram e mantêm o tema da eficiência na pauta diária da gestão; estas recebem o selo de “Preparadas para a crise”.

E onde está a eficiência dentro da empresa?

• Nos processos mapeados, otimizados e comunicados;
• Nos empregados que tem papeis, responsabilidades e sabem fazer o seu trabalho;
• Empregados liderados que colaboram e cooperam;
• Ferramentas de tecnologia;
• Ferramentas de colaboração;
• Gestão dos recursos (orçamento, ativos, equipes, marca);
• Em ter um Plano Tático e um Plano de Ação;
• Execução de tudo o que tem que ser feito, com qualidade;
• Um líder forte que dê o exemplo.

E dentro da organização, a Área de TI é estratégica para se obter eficiência.

Nas empresas onde a TI é “fraca”, as chances de se desenvolver uma cultura de eficiência são menores, mas estas tendem a caminhar para a obsolescência e decadência, mesmo pensando que estão impondo uma cultura de redução de custos à TI.

A TI é o motor de inteligência ideal para emanar:

• Otimização de processos;
• Gestão de Projetos;
• Integração de Dados e informações para tomada de decisão;
• Gestão de Processos;
• Gestão de Indicadores e Métricas;
• Continuidade do Negócio;
• Gestão dos Ativos;
• Gestão de Riscos;
• Gestão do Capital Intelectual, Informações e sua segurança;
• Gestão da Continuidade do Negócio;
• Colaboração;
• Automação;
• Tecnologias Digitais;
• Inovação no Modo de Fazer, Produtos, Serviços, Comunicação com o Mercado, Marca

Com tantos atributos, mas com um custo que nem sempre o gestor da TI consegue justificar ou recursos que não consegue fazer a venda interna, a TI está na agenda da eficiência corporativa.

A TI tem no seu histórico a “fama” de ser uma caixa preta, não falar a linguagem do negócio, ser cara, inflexível e justificar investimentos utilizando os riscos como instrumentos de coação.

Não é difícil compreender este fenômeno quando entendemos as diversas disciplinas que a TI tem que lidar, muitos idiomas frutos da multidisciplinariedade técnica (+7), fornecedores e clientes distintos.

Mas a TI precisa aproximar-se do negócio, desenvolver relacionamentos colaborativos e cumprir a sua missão de servir, como um poderoso instrumento de eficiência.

Mesmo dentro da TI, há áreas que devem ser alvos de um Assessment de eficiência:

• Gestão do Orçamento
• Estrutura Organizacional
• Projetos
• Service Desk e Field Service
• Suporte
• Data Center
• Infraestrutura
• Fornecedores

Quanto aos resultados, a eficiência na Área de TI remete às contribuições para o negócio:

• Tempo
• Espaço
• Contratos
• Eficiência energética
• Nível de Serviços
• Licenciamento de Software

Com tantas hipóteses de eficiência e variáveis envolvidas, e considerando que a TI não é um lugar para erros que impactem na continuidade do negócio, fica a pergunta:

Como reunir as competências de Assessment, design e  implementação de um roadmap que leva a TI à cultura de Eficiência de TI e Corporativa?

A eficiência da TI não é algo que o Gestor da TI compre de um fornecedor, mas um processo gradual de mudanças no Mindset, Processos de Trabalho, Estrutura Organizacional, Métodos e Atividades diárias.

O Roadmap, por outro lado, pode ser comprado do fornecedor habilitado para isto.

Este fornecedor irá avaliar o negócio, as áreas da TI, seus gestores, tecnologias, contratos, ….. analisar, diagnosticar, propor melhorias dentro da linha do tempo, incluindo capacidades para esta implantação.

Um exemplo do que o Roadmap da Eficiência de TI contém:

• Entendimento do Setor do Negócio

Estratégia da organização

Caminhos táticos

Planos de Ação

Principais áreas onde a TI pode apoiar

Como a TI contribui ou sustenta a geração de valor

• Assessment da Área de Tecnologia

Estrutura Organizacional da Área

Estratégia e Caminhos táticos da TI

Plano de Ação e Principais projetos

Realizado por especialistas em Gestão de Serviços, Tecnologia, Ativos, Infraestrutura e Processos

Catálogo de Serviços da TI e SLA

Principais áreas onde a TI pode apoiar

Como a TI contribui ou sustenta a geração de valor

• Oportunidades Imediatas, de Curto, Médio e Longo Prazo
• Riscos e Ameaças que a TI pode trazer ao negócio
• Hipóteses de eficiência de Tecnologia
• Planos de Ação individuais
• Priorização das ações considerando as capacidades da TI, Riscos, Importância e Resultados
• Roadmap de Ações

E, como todo processo de mudança, o Assessment deve ser acompanhado de mudança comportamental e cultural, adequação das capacidades, requerendo para isto:

• Coaching, Mentoring e por que não Counselling dos Gestores da TI
• Buy-In e obtenção de patrocínio perante executivos do negócio
• Envolvimento dos executivos

Eficiência da TI não é algo que o Gestor da TI compre de um fornecedor.

Em primeiro lugar, quem pode realizar um Assessment de Eficiência de TI é quem tem em seu portfólio a especificação da arquitetura técnica de tecnologia, implemente, sustente e atualize as disciplinas envolvidas.

Não se engane, checklists de conferência e uma extensa lista de recomendações de melhores práticas podem ser impraticáveis na prática.

Também não é nenhum segredo a pergunta: Como podemos empreender uma iniciativa de eficiência na TI considerando todas estas disciplinas de gestão, negócio e técnicas, além das habilidades necessárias para conduzir este trabalho sem comprometer a operação diária e a continuidade do negócio?

Na há chance para experimentos na TI que coloquem em risco o negócio. Aqui é necessário trazer um parceiro com capacidade multidisciplinar em todas estas áreas.

As consultorias de gestão contribuem com extensos checklists de Assessment do que está ou não sendo feito, mas carecem de conhecimentos de implementar a mudança que seja operável no dia a dia do negócio e sustentável nos anos seguintes.

É possível que o número de fornecedores que tenham o expertise de liderança, gerenciamento, suporte, monitoração, manutenção em disciplinas de organização, tecnologias, ativos, serviços, data center, infraestrutura e fornecimento sejam poucos, perto dos que oferecem licenças de ferramentas ou cloud, um hardware para acelerar o desempenho, serviços pontuais e desconectados.

A capacidade deste empreendimento na Área de TI é fruto da experiência de desenho destas soluções, implementação, gestão, operação, atualização, crescimento e atualização, compreensão das integrações e visão clara de negócio, com foco no cliente.

Replicando as principais fases de um Projeto de Eficiência de TI, recomendo:

• Entendimento do Negócio
• Assessment da TI
• Mapa das Oportunidades
• Mapa dos Riscos
• Hipóteses
• Planos de Ação
• Priorização das ações
• Roadmap

Esta é a melhor oportunidade para dar uma resposta aos executivos e ás áreas de negócio, contar com um Roadmap – uma estrada com ações imediatas e para os próximos 18 meses com orientação sobre o melhor caminho e os comportamentos para a jornada.