A Robotic Process Automation (RPA) refere-se à utilização de robôs para automatizar processos empresariais. Trata-se de um software que padroniza e captura dados de documentos, facilitando análises e gerando insights acionáveis, além de automatizar tarefas manuais, tornando-as mais eficientes e menos propensas a erros.

De acordo com o relatório Automation Generation 2023 da UiPath, que entrevistou 6.460 trabalhadores de diferentes partes do mundo, 58% dos entrevistados acreditam que a automação pode ajudar a combater o burnout e melhorar a satisfação no trabalho.

As empresas estão cada vez mais adotando a RPA para otimizar suas operações, substituindo o trabalho manual e permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas​.

Neste artigo, exploraremos como a RPA funciona, suas aplicações nas empresas e as diferenças em relação à Inteligência Artificial. Continue a leitura para entender como essa tecnologia pode transformar o seu negócio!

O que é Robotic Process Automation (RPA)?

A RPA, ou Automação Robótica de Processos, é uma tecnologia poderosa baseada em software que utiliza robôs para imitar atividades humanas em tarefas repetitivas. Seu foco principal inclui:

• aumento da produtividade;
• redução de falhas humanas;
• mitigação de riscos;
• diminuição de custos operacionais, uma vez que os robôs estão disponíveis 24 horas por dia e não exigem mudanças na infraestrutura de TI;
• garantia de maior precisão nos processos.

Esses benefícios permitem que as equipes resolvam problemas de forma mais ágil e direcionada, o que resulta em processos otimizados e uma produção mais eficiente. Afinal, os robôs apresentam uma taxa de erro praticamente nula nas atividades que executam.

Como a solução RPA funciona?

Existem dois tipos principais de RPA: assistido e não assistido. O RPA assistido envolve bots que colaboram com os humanos, atuando em tarefas repetitivas sob a supervisão dos colaboradores. Já o RPA não assistido opera de maneira autônoma, executando atividades sem intervenção humana, ideal para processos que exigem alta frequência e consistência.

Ambos os tipos de RPA têm como objetivo aumentar a eficiência, reduzir erros e liberar os colaboradores para focarem em atividades mais estratégicas, promovendo um fluxo de trabalho mais otimizado dentro das empresas.

Qual a diferença entre RPA e Inteligência Artificial?

Além de compreender o que é RPA, é importante diferenciar essa tecnologia da Inteligência Artificial (IA).

Enquanto a RPA automatiza tarefas repetitivas e baseadas em regras, a IA vai além, incorporando elementos como machine learning, processamento de linguagem natural e visão computacional para criar sistemas inteligentes capazes de realizar análises avançadas e tomar decisões.

RPA e automação inteligente

Para manter a competitividade, as soluções de RPA têm evoluído, incorporando funcionalidades de automação inteligente. Isso implica a integração de IA para lidar com cenários mais complexos e proporcionar uma automação mais abrangente em processos de negócios.

A automação inteligente não se limita às simples regras de negócios, mas utiliza algoritmos avançados que aprendem e se adaptam a novas situações de maneira mais eficaz.

RPA e inteligência artificial

Embora frequentemente confundidas, RPA e IA são tecnologias distintas, tanto em sua abordagem quanto em sua funcionalidade. A RPA se concentra na automação de processos e tarefas, enquanto a IA busca simular a inteligência humana por meio de algoritmos sofisticados.

Em outras palavras, enquanto o RPA é orientado a processos, a IA é orientada a dados, o que possibilita uma análise mais aprofundada e a geração de insights mais significativos.

A combinação dessas tecnologias oferece uma solução poderosa para a automação de processos empresariais, permitindo que as organizações otimizem suas operações, melhorem a eficiência e tomem decisões mais informadas.

Como o Robotic Process Automation pode ser aplicado nas empresas?

As empresas têm cada vez mais realocado os colaboradores humanos para tarefas estratégicas e menos operacionais. Como resultado, espera-se que, nos próximos anos, rotinas burocráticas sejam amplamente automatizadas por meio de RPA.

Atualmente, a RPA é utilizada em diversos setores, como:

• financeiro: automação de relatórios, fluxo de caixa e conciliação bancária;
• saúde: organização de cadastros e prontuários de pacientes, além de agendamentos de consultas;
• atendimento ao cliente: respostas automáticas a perguntas frequentes, otimizando a experiência do usuário;
• recursos humanos: criação de cadastros automáticos de colaboradores e processamento de folhas de pagamento;
• varejo e seguros: gestão de estoques e análise de sinistros.

Compreender o impacto do RPA e o cenário atual é crucial para a escalabilidade dos negócios. A constante atualização em relação a essas tecnologias será o diferencial para empresas que desejam se manter competitivas no mercado.

Quais os desafios de implementar a Automação Robótica de Processos?

Embora a RPA traga inúmeros benefícios, sua implementação apresenta desafios que devem ser cuidadosamente considerados antes de investir na automação de processos.

1. Limites de automação

Por mais avançada que seja uma plataforma de RPA, ela só pode executar tarefas estruturadas e baseadas em regras. Isso significa que, sem o apoio de tecnologias como a Inteligência Artificial, o robô não será capaz de se adaptar a mudanças ou aprender com erros. A integração entre RPA e IA é essencial para expandir as funcionalidades da automação.

2. Falta de tangibilidade

Apesar da promessa de redução de custos e erros, a automação por si só não garante um aumento na produtividade. O sucesso da RPA depende da mensuração contínua de métricas e KPIs que estejam diretamente relacionados à automação, para validar o impacto nos resultados da empresa.

3. Substituição humana

Outro desafio frequente é a resistência por parte dos colaboradores, que podem temer a substituição por máquinas. Uma comunicação clara e estratégica sobre os benefícios da RPA, como o alívio de tarefas repetitivas e a criação de oportunidades para focar em atividades de maior valor, é crucial para garantir a aceitação da tecnologia.

4. Não é adequado para todos os processos

O RPA não é indicado para todos os tipos de processos. Segundo o Gartner, a adoção de um Enterprise Automation Roadmap (EAR) pode ajudar as empresas a identificarem os fluxos de trabalho que mais se beneficiariam da automação.

Processos que lidam com dados não estruturados, por exemplo, podem não ser os mais indicados para o uso de RPA.

Quais são os benefícios de implementar o RPA?

A automação de processos robóticos oferece benefícios que podem transformar a operação das empresas. Veja alguns dos principais:

Aumenta a produtividade

Uma das maiores vantagens da RPA é sua capacidade de aumentar a produtividade. Ao automatizar tarefas repetitivas, os colaboradores podem dedicar mais tempo a atividades estratégicas que requerem intervenção humana, o que resulta em maior eficiência operacional. 

Minimiza erros operacionais

Erros humanos são comuns em tarefas monótonas e repetitivas. A RPA garante maior precisão e consistência, minimizando falhas e aumentando a confiabilidade dos processos diários.

Garante mais precisão

A precisão é fundamental em muitos processos empresariais, especialmente aqueles relacionados a dados e informações críticas. Ao utilizar o RPA, as empresas podem garantir uma execução precisa e confiável de tarefas, minimizando o risco de erros e inconsistências.

Reduz custos

Automatizar tarefas manuais e repetitivas resulta em economia de custos operacionais. Além disso, a RPA permite uma alocação mais eficiente de recursos, otimizando o tempo e a relação custo-benefício da empresa.

Permite integração entre plataformas

A flexibilidade da RPA permite sua integração com diversos sistemas e aplicativos já existentes, sem a necessidade de grandes alterações na infraestrutura de TI. Essa característica torna a automação mais acessível e escalável.

Melhora a experiência do cliente

A automação de processos melhora a eficiência e reduz os tempos de resposta, impactando positivamente a experiência do cliente. Ao eliminar erros e garantir maior agilidade, a RPA pode aumentar a satisfação dos clientes e, como aponta a consultoria McKinsey, evitar perdas decorrentes de experiências negativas.

Aumenta a escalabilidade

O RPA oferece uma solução altamente escalável para as necessidades de automação das empresas. À medida que a demanda aumenta ou novos processos precisam ser automatizados, é fácil expandir e ajustar as operações de RPA para acompanhar o crescimento do negócio.

Adesão à conformidade

A Robotic Process Automation tem como objetivo concluir tarefas sem erros, o que a torna uma ferramenta essencial para cumprir com normas de conformidade e auditoria, pois permite que seja programada de acordo com regras específicas.

Segurança de dados e resiliência

Ao eliminar o fator humano de certas operações, a RPA oferece uma camada adicional de segurança, reduzindo o risco de acesso não autorizado a dados sensíveis. Os robôs são programados para seguir rigorosamente regras estabelecidas, limitando a exposição a informações confidenciais.

Além disso, a RPA pode atender facilmente a picos de demanda, garantindo a precisão das informações processadas e maior resiliência operacional.

Fácil implementação e configuração

Uma das grandes vantagens da RPA é sua facilidade de implementação. Ele pode ser rapidamente integrado com as aplicações existentes da empresa, sem a necessidade de equipamentos adicionais ou conhecimento avançado em programação.

No entanto, a complexidade do fluxo de trabalho pode prolongar o processo de implementação por algumas semanas. Esse tempo permite ajustes e personalizações de acordo com as necessidades da empresa, de forma que a operação seja eficiente e alinhada aos objetivos estratégicos.

O que considerar para adotar o RPA?

Ao planejar a adoção de uma solução de RPA, é crucial seguir etapas bem definidas para que as operações sejam bem-sucedidas e sem complicações. Abaixo estão os principais fatores a serem considerados:

1. Centro de Excelência RPA

Estabelecer um Centro de Excelência (CoE) é fundamental para a implementação eficaz do RPA. O CoE centraliza a governança, garantindo que as práticas recomendadas sejam adotadas de maneira uniforme em toda a organização.

Essa equipe também é responsável por desenvolver casos de negócios, calcular o ROI, e medir os avanços das iniciativas de automação. Para garantir a eficiência, é necessário envolver representantes das equipes de operações e tecnologia, que serão responsáveis por implementar os padrões de RPA em todas as unidades de negócios.

2. Avaliação de necessidades e identificação de oportunidades

A avaliação detalhada das necessidades operacionais garante o sucesso da automação. Identificar processos que oferecem o maior retorno sobre o investimento e que estão prontos para a automação faz toda a diferença.

A equipe de governança, juntamente com o setor de operações e TI, deve priorizar os projetos viáveis e criar um roteiro detalhado que alinhe as metas de automação às necessidades de longo prazo da empresa. 

3. Alinhamento estratégico

A adoção de robotic process automation deve estar em sintonia com a estratégia global da empresa. Isso inclui inovar e acompanhar as tendências tecnológicas do mercado, garantindo que a empresa permaneça competitiva. O alinhamento entre a automação e os objetivos estratégicos da organização é fundamental para escalar o negócio de forma eficiente.

4. Design e desenvolvimento de pilotos

Uma abordagem estruturada, como “Eliminar-Simplificar-Padronizar-Automatizar”, pode ser utilizada no desenvolvimento de pilotos de RPA. Executar pilotos simples é uma forma eficaz de demonstrar os benefícios da automação e obter o apoio das principais partes interessadas. 

Após o sucesso desses pilotos, a empresa pode redesenhar processos e padronizá-los para maximizar os ganhos de eficiência e desempenho.

5. Governança de projetos

A governança é essencial para o sucesso contínuo da automação. Isso inclui a criação de conselhos que liderem, priorizem e padronizem as operações de RPA.

A estrutura de governança deve incluir um conselho de robótica empresarial, um conselho de governança por unidade de negócios e um conselho técnico de RPA, todos responsáveis por assegurar a conformidade com os objetivos estratégicos e operacionais da empresa.

6. Gestão de mudanças

Envolver todas as partes interessadas desde o início do projeto garante que a transição para a automação seja tranquila. Nesta etapa, é necessário oferecer treinamento adequado para que os colaboradores entendam o papel da automação e como podem contribuir para o sucesso do projeto.

7. Interoperabilidade e integração

A solução RPA deve oferecer conectores e APIs que facilitem a integração com outros softwares, evitando grandes interrupções nas operações atuais. A escalabilidade também é um fator-chave, que permite à solução uma adaptação às novas necessidades conforme a empresa cresce e evolui.

8. Comunicação e gestão das partes interessadas

Um plano de comunicação é fundamental para o engajamento das partes interessadas de todos os departamentos envolvidos. A equipe de operação deve assumir a liderança enquanto coordena com os recursos humanos e a equipe de TI a redação de comunicados adequados.

As organizações devem criar um comitê composto por executivos seniores e chefes de todos os departamentos participantes, bem como adotar a figura do Diretor de Informações para garantir uma implementação rápida e tranquila da operação de robotic process automation.

9. Planejamento financeiro

Atualmente, cerca de 70% das aplicações de RPA são utilizadas em setores como:

• bancário e financeiro;
• seguros;
• saúde;
• telecomunicações;
• indústrias;
• mídia.

Contudo, essas não são as únicas áreas que podem se beneficiar dessa tecnologia. Ao compreender o que é RPA e como utilizá-lo, empresas de todos os setores poderão ter, nos robôs programados, verdadeiros aliados para a execução de tarefas repetitivas.

10. Produção, manutenção e suporte

Nesta fase, as organizações focam no monitoramento dos bots para garantir a rápida identificação de possíveis problemas e a aplicação de soluções em cenários adversos. Alterações nos processos e reprogramação dos bots são realizadas conforme necessário, de forma que a continuidade e eficiência das operações sejam asseguradas.

O agendamento e o monitoramento dos bots devem ser centralizados pela equipe de operações, com o suporte do departamento de TI, a fim de garantir uma coordenação eficaz. Assim, a operação de RPA pode ser implementada de forma eficiente. As partes interessadas precisam acompanhar o desempenho dos bots após a fase de produção, enquanto o Centro de Excelência supervisiona a operação global.

Solução RPA da Tecnocomp: como pode ajudar?

Diante dos desafios e oportunidades apresentados pela automação de processos, a Tecnocomp oferece soluções avançadas de robotic process automation projetadas para atender às necessidades específicas de cada cliente.

Nossas soluções de Robotic Process Automation são construídas com as mais recentes tecnologias de robótica cognitiva, permitindo que as empresas:

• otimizem seus processos;
• reduzam erros operacionais;
• alcancem níveis mais altos de eficiência;
• potencializem a produtividade.

Com recursos avançados de automação, integração e escalabilidade, as soluções de RPA da Tecnocomp capacitam as companhias a transformar seus processos empresariais e chegar a novos patamares.

Seja qual for o setor ou serviço, nossas soluções podem ajudá-lo a alinhar demandas internas e impulsionar o crescimento do seu negócio.

Ao escolher a Tecnocomp como seu parceiro de automação de processos, você está escolhendo inovação, qualidade e excelência em todas as etapas da sua jornada.

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Resumindo

O que é RPA?

É uma tecnologia muito poderosa baseada em um software que utiliza robôs para simular atividades humanas em tarefas repetitivas.

Quais são as principais atividades e segmentos que se beneficiam com o RPA?

Atualmente, cerca de 70% das aplicações de RPA são utilizadas em setores como:

• bancário e financeiro;
• seguros;
• saúde;
• telecomunicações;
• indústrias;
• mídia.

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