A dependência da tecnologia aumenta no mesmo ritmo em que uma empresa cresce, tornando a gestão de ativos em TI fundamental para acompanhar os novos hardwares e softwares implementados no apoio às equipes e operações.

Entretanto, a falta de acompanhamento pode levar ao desperdício de recursos de TI, a falhas na gestão de licenciamento e a problemas relacionados à segurança cibernética.

Segundo a pesquisa global de 2022-23 da Deloitte, a maturidade do ITAM (IT Asset Management) e a capacidade de desenvolver modelos operacionais adequados continuam sendo um desafio para muitas empresas, principalmente diante do ambiente de negócios e tecnológico em rápida evolução.

Para reduzir riscos e custos, manter a conformidade de contratos e aumentar a produtividade, a gestão permite o monitoramento de todos os componentes da infraestrutura de TI — hardware, software e qualquer outro ativo de tecnologia —, garantindo o máximo desempenho.

Como esses ativos contam com um período de vida específico, é preciso que as organizações encontrem formas de otimizar o valor gerado pelos recursos durante a vida útil.

Neste artigo, explicaremos tudo sobre a gestão de ativos de TI: como funciona, as etapas desse processo, como escolher a melhor solução para sua organização, entre outros aspectos. Continue a leitura!

O que é um ativo de TI?

Qualquer peça de informação, software ou hardware em uso dentro de uma organização no dia a dia de trabalho é um ativo de TI.

Os ativos de hardware incluem os equipamentos de computação — servidores, data centers, desktops, dispositivos móveis, teclados e impressoras —, e os ativos de software incluem aplicativos, softwares, bancos de dados e também aplicativos na nuvem.

O que é gestão de ativos de TI?

A gestão de ativos de TI (ITAM) é um processo que envolve o rastreamento, monitoramento e gerenciamento de todos os ativos de tecnologia da informação de uma organização.

Isso vai além de simplesmente rastrear hardware e software; é uma abordagem estratégica que visa quantificar o valor total das aplicações, controlar a infraestrutura tecnológica, planejar investimentos e muito mais.

Ao adotar uma visão holística, as organizações podem tomar melhores decisões sobre seus ativos, alinhando-os aos objetivos gerais do negócio, que geralmente estão relacionados à avaliação constante do valor de cada aplicação e hardware.

O objetivo principal é assegurar que esses ativos sejam utilizados de maneira eficiente ao longo de seu ciclo de vida, desde a aquisição até o descarte adequado.

Objetivos da gestão de ativos de TI

A gestão de ativos de TI tem diversos objetivos, todos voltados para o uso eficiente e sustentável dos recursos tecnológicos. Entre eles, destacam-se:

• Quantificação do valor de aplicações: avaliar o valor total de hardware e software não utilizados, otimizando o uso dos ativos e reduzindo custos de manutenção e TCO;
• Controle de hardware e software: identificar e controlar ativos para uma rápida substituição e minimização de perdas;
• Planejamento para o futuro: entender o impacto do hardware antigo na infraestrutura de TI, bem como a necessidade de novas aquisições, manutenção ou até mesmo o descarte de equipamentos obsoletos.

Como funciona o processo de gestão de ativos em TI?

Normalmente, o processo de gestão de ativos em TI envolve:

• A identificação de ativos para criar um inventário completo e detalhado dos componentes da infraestrutura tecnológica da empresa, facilitando, consequentemente, a análise e otimização do uso de recursos;
• Rastreamento, que utiliza uma solução ITAM para monitorar os ativos de TI. Entre as informações coletadas estão dados sobre os custos dos ativos, garantias, licenças, SLAs, localização e condição dos ativos;
• Manutenção dos ativos para mantê-los de acordo com seu ciclo de vida. Aqui, o foco está no reparo, atualização e substituição, e todas as atividades são registradas como parte do processo de gestão para analisar o desempenho de cada ativo.

Quais são as etapas do ciclo de vida de um ativo de TI?

Como cada ativo tem um ciclo de vida finito e exclusivo, a gestão precisa monitorar cada um deles para garantir sua produtividade. As etapas desse ciclo, apesar de variarem conforme o que as empresas precisam, normalmente incluem:

Planejamento

O planejamento consiste nas decisões sobre quais ativos são necessários para uma empresa, suas utilidades e como serão adquiridos. Nesta fase, acontece a análise de alternativas, custo-benefício e TCO do maior número de opções possível.

Aquisição

Os ativos, incluindo os baseados na nuvem, podem ser adquiridos, desenvolvidos, licenciados ou arrendados. A melhor opção depende das necessidades da empresa.

Implantação

Na etapa de implantação, são realizadas a instalação do ativo, a integração com sistemas existentes, a configuração dos acessos de usuários e a implementação de um suporte técnico robusto.

Manutenção

Com a implementação dos ativos, a área de TI precisa criar um cronograma de manutenção regular, fazer atualizações e os reparos necessários para que os usuários extraiam o máximo valor de cada ativo.

Baixa

Ocorre quando a depreciação se inicia e não é mais viável realizar atividades de manutenção. Outro fator para o fim do ciclo de vida é quando novas opções de ativos mais eficientes surgem no mercado. O processo consiste no descarte do ativo, na atualização das informações, no encerramento de contratos de licença e suporte, e no plano de transição para a implementação do novo ativo.

Quais os benefícios da gestão de ativos em TI?

IT Asset Management é um processo contínuo e sistemático que entrega uma série de benefícios que apresentaremos a seguir.

Informações centralizadas

Ativos de TI podem ser difíceis de gerenciar, e informações imprecisas e desorganizadas tornam o processo ineficiente e demorado. Portanto, ao utilizar uma única fonte de dados, o rastreamento e a manutenção do ciclo de vida dos ativos são facilitados.

Registros mais precisos

Com essa gestão, as empresas conseguem visualizar quais ativos estão em seu poder, onde estão localizados e como são utilizados, a fim de entender a capacidade instalada, as necessidades de substituição ou descarte.

Otimização de recursos e custos

Quando realizada da maneira correta, a gestão de ativos de TI permite que os recursos disponíveis sejam utilizados ao máximo. Ao identificar ativos desnecessários ou subutilizados, por exemplo, é possível eliminar custos com licenças relacionadas a essas ferramentas. E o que a gestão de ativos faz é possibilitar essa identificação.

A pesquisa da Deloitte também destaca que a otimização de custos é um dos principais motivadores para o investimento em ITAM, com 83% dos respondentes classificando a redução e a prevenção de custos como os maiores benefícios.

Conformidade

As licenças de software de terceiros passam por auditorias regulares para os gestores terem certeza de que o uso dos ativos está dentro do que foi acordado, caso contrário multas e punições podem ser implementadas.

Cabe à gestão de ativos de TI controlar essas licenças e garantir o uso conforme o que foi estabelecido. Monitorar os contratos evita que os usuários percam acesso a recursos importantes no caso de uma licença expirada, além de reduzir o risco de não conformidade.

Tomada de decisão otimizada

Muitas vezes, as empresas adquirem um número de licenças de software superior ao que realmente precisam. Mas com os dados capturados pelo ITAM, os gestores de TI conseguem avaliar melhor a necessidade de compras e atualização dos ativos instalados. 

Produtividade dos funcionários

Assegurar que os usuários tenham acesso aos recursos necessários ao desempenho das funções contribui para aumentar a produtividade. 

Facilitar o acesso diminui a necessidade desses usuários buscarem aplicativos e sistemas não sancionados pela TI. Adicionalmente, aumenta a eficiência, previne riscos cibernéticos e possíveis multas pelo uso indevido de softwares.

Suporte às práticas de ITSM

A pesquisa da Deloitte ainda destaca que unir ITAM e ITSM é um passo estratégico para melhorar o controle dos recursos tecnológicos. Essa integração fornece às equipes de TI um panorama completo dos ativos, abrangendo desde o hardware até os sistemas de rede.

Como fazer uma gestão eficiente de ativos de TI?

Identifique os ativos

Para uma gestão eficiente dos ativos de TI, o primeiro passo é ter um conhecimento profundo do que está em uso. Sem essa base, qualquer tentativa de controle se torna inviável. 

A gestão começa com a criação de um inventário detalhado, que inclui todos os equipamentos e softwares, desde servidores e computadores até os aplicativos essenciais à operação.

Faça um inventário de TI

Após a identificação completa dos ativos de TI, é hora de organizá-los de forma estruturada. Classifique-os por categoria — seja hardware ou software —, registre suas localizações e sempre atualize informações essenciais, como o estado de uso, datas importantes (como a de compra e término do suporte), além dos contratos e licenças associadas. 

Um inventário sempre atualizado faz com que a empresa identifique rapidamente quais ativos são críticos e onde falhas podem gerar maior impacto. Assim, os gestores podem concentrar seus esforços nos pontos mais vulneráveis.

Baseie sua estratégia no ciclo de vida

Acompanhe todos os custos envolvidos, desde a compra até o descarte, incluindo manutenções e atualizações necessárias ao longo do tempo. 

Ao identificar o momento certo para substituir ou eliminar um ativo, você otimiza recursos, controla melhor o orçamento e garante que cada equipamento ou software entregue o melhor desempenho durante toda a sua vida útil.

Monitore e realize a manutenção dos ativos

O monitoramento contínuo dos ativos é fundamental para mantê-los operacionais e alinhados às necessidades da organização. Nesse processo, é importante observar a frequência de uso de cada ativo e quem os utiliza, assegurando que estejam sendo plenamente aproveitados e não fiquem ociosos. 

Além disso, essa prática ajuda a identificar quando um ativo está próximo ao fim de seu ciclo de vida e precisa ser substituído ou atualizado. A manutenção regular dos ativos, como reparos, atualizações e substituições, deve ser registrada e integrada ao sistema de gestão de ativos de TI.

Gerencie os riscos

O gerenciamento de riscos é parte integrante da gestão de ativos de TI. Identifique e avalie possíveis riscos associados aos ativos, como falhas de segurança, obsolescência e custos imprevistos. Desenvolva estratégias para mitigar esses riscos e mantenha um plano de contingência para possíveis problemas.

Faça uma auditoria e avalie a conformidade

Realize auditorias periódicas para garantir a conformidade com contratos, licenças e regulamentações. Verifique se os ativos estão sendo utilizados conforme acordado e esteja preparado para demonstrar conformidade em auditorias externas. Isso reduz o risco de multas e penalidades.

Desative e descarte o que não é mais útil

Quando um ativo atinge o final de seu ciclo de vida ou se torna ineficiente, é imprescindível desativá-lo e descartá-lo corretamente. Nessa etapa, é necessário atualizar as informações, encerrar contratos e suporte, além de realizar a transição adequada para novos ativos.

Realize uma adaptação contínua

A gestão de ativos em TI é um processo dinâmico. Esteja preparado para realizar adaptações contínuas com base em mudanças nas necessidades da organização, avanços tecnológicos e feedback do processo de gestão de ativos.

Invista no treinamento da equipe

Treinar a equipe nas melhores práticas de ITAM, como rastreamento de inventário, gerenciamento de licenças e descarte, é essencial para que os usuários entendam que apenas equipamentos autorizados podem ser utilizados no dia a dia de trabalho, reduzindo os problemas causados pelo Shadow IT.

Por que usar uma solução ITAM para gestão de ativos de TI?

• Detecção automatizada de ativos de hardware e software;
• Controle de licenças;
• Acesso a relatórios completos;
• Atualização de versões e patches de segurança;
• Definição de fluxos de trabalho para solicitações de ativos;
• Monitoramento de estoque;
• Banco de dados centralizado de gerenciamento de configuração (CMDB);
• Administração de ativos fixos, como conteúdo multimídia.

Como escolher uma solução de gestão de ativos em TI?

Para encontrar a solução ideal de gestão de ativos em TI, o primeiro passo é compreender as necessidades e expectativas da empresa. Uma vez identificadas as necessidades e objetivos, é importante comparar os preços e avaliar as funcionalidades oferecidas por cada opção disponível.

Ademais, buscar por uma solução que permita um período de teste antes da compra é fundamental para garantir que ela atenda adequadamente aos requisitos da empresa.

Buscar informações de usuários atuais e anteriores também pode auxiliar na hora da escolha. Por fim, é necessário analisar o suporte técnico oferecido pelo fornecedor, quais seus recursos e SLAs.

Como a Tecnocomp pode ajudar?

O serviço de gestão de ativos de TI da Tecnocomp traz mais controle e eficiência para suas operações. Com o Mobile Device Management (MDM), sua empresa gerencia todos os dispositivos de TI à distância, com segurança, atualizações automatizadas e otimização de recursos, tudo isso com redução de custos e maior agilidade.

Já o Configuration Management Database (CMDB) organiza e centraliza todas as informações sobre seus ativos de TI, viabilizando a rápida identificação de dependências, a solução de incidentes com maior velocidade e a realização de auditorias, promovendo um ambiente de TI estável.

Então, quer melhorar a gestão dos ativos de TI da sua organização? Acesse nosso site e descubra como as soluções da Tecnocomp transformam a maneira como sua empresa opera.

Resumindo

Quais são as etapas que compõem o ciclo de vida de um ativo de TI?

• Planejamento;
• Aquisição;
• Implantação;
• Manutenção;
• Baixa.

Quais as vantagens de uma solução de gestão de ativos de TI?

• Detecção automatizada de ativos de hardware e software;
• Controle de licenças;
• Acesso a relatórios completos;
• Atualização de versões e patches de segurança;
• Definição de fluxos de trabalho para solicitações de ativos;
• Monitoramento de estoque;
• Banco de dados centralizado de gerenciamento de configuração (CMDB);
• Administração de ativos fixos, como conteúdo multimídia.

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