A automação de processos empresariais é uma estratégia cada vez mais presente no cenário corporativo, principalmente com a expansão e o avanço das tecnologias. Da automação da IA até a RPA (Robotic Process Automation), não há como negar que essa é uma ferramenta que está transformando a maneira como os negócios operam.

Empresas de todos os tamanhos e setores estão buscando maneiras de aumentar a eficiência operacional, reduzir custos e melhorar a qualidade dos seus serviços. E a automação de processos é a alternativa ideal para alcançar esses resultados. 

De acordo com o Digital Process Automation Survey, realizado pela Forrester no segundo trimestre de 2023, a maioria das organizações permanece focada na melhoria de processos, com 56% delas vendo isso como um investimento estratégico. Além disso, 71% identificam a automação de ponta a ponta como um impulsionador principal. 

No entanto, a incerteza econômica e orçamentos apertados são os maiores obstáculos para as empresas implementarem essa mudança, com 45% dos entrevistados citando atrasos ou reduções nos investimentos em automação devido a recursos financeiros limitados.

Neste artigo, vamos falar tudo sobre essa tecnologia que tem revolucionado o mercado e entender quando é o momento certo de usá-la. Continue acompanhando!

5 motivos para automatizar processos na sua empresa

Melhora da produtividade

Com a automação, tarefas rotineiras e repetitivas são realizadas de forma mais rápida e precisa por sistemas automatizados, liberando os colaboradores para focarem em atividades mais estratégicas e criativas, bem como agregar mais valor à empresa.

A pesquisa da Salesforce ainda revela que a maior demanda por automação vem de departamentos como pesquisa e desenvolvimento (39%) e operações administrativas (38%). Esses setores se beneficiam muito da automação, justamente pela capacidade que a tecnologia tem em assumir tarefas repetitivas, gerando, consequentemente, outras oportunidades ao negócio.

Consistência e padronização

A falta de padronização nos processos é um problema comum em muitas empresas. Cada funcionário pode executar as mesmas tarefas de maneiras diferentes, o que pode levar a inconsistências que afetam a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.

Mas a automação resolve esse problema ao garantir que os processos sejam executados de forma uniforme, seguindo sempre o mesmo padrão. Isso também é fundamental para garantir a uniformidade dos dados e criar uma base sólida para análise e tomada de decisão. 

Redução de erros

Os erros humanos são inevitáveis em qualquer processo manual, resultando em retrabalhos, perda de tempo e aumento de custos. Por isso, a automação de processos é mais um motivo de investimento para as empresas que querem mitigar essas questões.

Com a implementação de uma RPA, por exemplo, os robôs de software realizam tarefas com base em regras predefinidas que garantem uma precisão superior e reduzem a necessidade de correções.

Economia de custos

Quando uma empresa consegue reduzir a necessidade de trabalho manual com a automação, ela diminui os custos associados às operações rotineiras e encontra uma melhor alternativa para a alocação de recursos. Isso porque empresas podem operar com equipes menores e mais especializadas, concentrando-se em tarefas que realmente exigem intervenção humana.

Transparência e compliance

Manter a transparência e estar em conformidade com regulamentos e leis é imprescindível para qualquer empresa. E a automação de processos assegura que as operações corporativas sejam documentadas e realizadas de acordo com as normas estabelecidas e atualizadas. 

Automatizar processos também significa ter maior controle sobre as informações e dados gerados. Ou seja, a tecnologia é projetada para descomplicar a análise e o monitoramento das atividades, a fim de trazer uma visão clara e precisa do desempenho da empresa.

Como saber se é o momento de automatizar processos

Tarefas repetitivas e manuais

Baseado nos motivos para automatizar processos que apresentamos até aqui, é necessário fazer uma análise  do seu negócio para entender o momento certo de realizar esse investimento.

Por exemplo, se a sua empresa lida com um alto volume de tarefas repetitivas e manuais que consomem muito tempo e recursos, como entrada de dados, emissão de faturas e atendimento ao cliente, é um sinal claro de que a automação é bem-vinda e trará grandes benefícios.

Erros e falhas frequentes

Sua organização está lidando com problemas como perda de dados, falhas de conformidade e prejuízos financeiros? Caso a resposta seja afirmativa, é outro indicativo da necessidade de investimento na automação de processos, visando simplificar e corrigir esses tipos de falhas manuais que são muito prejudiciais à reputação e saúde do negócio.

Falta de padronização e controle de informações

Agora, se a sua empresa está encontrando dificuldades de padronização e controle de informações, é necessário considerar a automação o quanto antes, pois esses aspectos geram inconsistências nos processos e comprometem a rastreabilidade e a segurança dos dados. 

Quais são os tipos de automação de processos?

Existem diversas tecnologias disponíveis para a automatização de processos, cada uma com suas próprias características e aplicações. A seguir, vamos explicar os principais tipos de automação que podem ser implementados nas empresas.

Scripts

Os scripts são conjuntos de instruções que orientam a execução de tarefas específicas de maneira automatizada. Eles são amplamente utilizados em computação e programação para padronizar e agilizar processos. Com bons scripts, é possível otimizar recursos humanos, financeiros e temporais.

Unidade de Resposta Audível (URA)

A URA é uma tecnologia muito utilizada em call centers para automatizar o atendimento ao cliente. Com o aprimoramento da tecnologia, a URA atualmente pode reconhecer palavras-chave na fala do usuário, tornando a interação mais rápida e eficiente. Isso melhora a experiência do cliente e reduz a carga de trabalho dos atendentes humanos.

Robotic Process Automation (RPA)

O RPA, como mencionado anteriormente, utiliza robôs de software para executar tarefas repetitivas e baseadas em regras e proporciona um retorno sobre o investimento (ROI) significativo. Ele é especialmente útil em áreas como processamento de dados, geração de relatórios e outras tarefas administrativas. 

Também é amplamente utilizado em setores como finanças, recursos humanos e atendimento ao cliente, onde pode realizar tarefas como entrada de dados e geração de relatórios com alta precisão.

Business Process Management (BPM)

O BPM é uma abordagem que se concentra na análise, projeto, implementação e melhoria contínua dos processos de negócios, com sistemas de workflow e integração de sistemas para otimizar e automatizar as tarefas.

Automação com Inteligência Artificial (IA)

A automação baseada em Inteligência Artificial (IA) combina técnicas de machine learning, processamento de linguagem natural e análise de dados avançadas para automatizar tarefas mais complexas.

Essa tecnologia é capaz de adaptar-se, raciocinar e tomar decisões, sendo aplicada em áreas como atendimento ao cliente, onde chatbots avançados podem interagir com os consumidores de maneira personalizada e eficiente.

IT Service Management (ITSM)

O ITSM foca na automação de processos de serviços de TI para melhorar a qualidade e velocidade dos serviços oferecidos. Ferramentas de ITSM contam, por exemplo, com módulos integrados para o gerenciamento de incidentes, mudanças, problemas e ativos, sendo ideais para a orquestração de workflows complexos que envolvem múltiplos sistemas e equipes.

Como a automação de processos pode ser aplicada nas empresas

Onboarding de colaboradores e clientes

No caso dos colaboradores, o processo de integração, que tradicionalmente envolve uma série de tarefas repetitivas como preenchimento de formulários, configuração de contas de e-mail e provisionamento de acesso a sistemas, pode ser significativamente acelerado.

Isso porque, com processos automatizados, os novos funcionários podem começar a trabalhar com todas as ferramentas e informações necessárias desde o primeiro dia.

Já para os clientes, a automação no onboarding inclui a criação automática de contas, envio de informações de boas-vindas, configuração de preferências e integração com sistemas de CRM.

Procure-to-Pay

O ciclo de Procure-to-Pay (P2P), que abrange desde a solicitação de compra até o pagamento ao fornecedor, é uma excelente opção para a automação.

Processos como a criação e aprovação de requisições de compra, emissão de ordens de compra, recebimento e verificação de mercadorias, e processamento de faturas podem ser automatizados.

Dessa forma, a automação do P2P ajuda a garantir conformidade com políticas de compras, melhora a visibilidade do fluxo de caixa e reduz o tempo de ciclo das transações, contribuindo para uma gestão financeira mais controlada.

Chamados de TI

Utilizando sistemas de ITSM automatizados, é possível categorizar, priorizar e até mesmo resolver automaticamente certos tipos de chamados, como redefinição de senhas ou atualizações de software.

Além disso, bots de IA podem ser integrados ao sistema de chamados para oferecer suporte inicial e resolver questões simples, direcionando apenas os problemas mais complexos para a intervenção humana.

Processos financeiros

A automatização de processos financeiros é uma das áreas que mais se beneficiam da tecnologia de RPA. Tarefas como conciliação bancária, geração de relatórios financeiros, processamento de faturas e pagamentos podem ser realizadas automaticamente e com precisão.

Atendimento ao cliente por chatbot

Chatbots respondem perguntas frequentes, fornece informações sobre produtos e serviços, auxilia no processo de compra e até mesmo resolve problemas básicos de suporte técnico. A principal vantagem dessa tecnologia é a disponibilidade 24/7, que garante que os clientes recebam assistência imediata a qualquer hora do dia.

Além disso, os chatbots coletam dados valiosos sobre as interações com os clientes, que são usados posteriormente para melhorar ainda mais os serviços e produtos oferecidos.

Hiperautomação: a evolução da automação de processos

A hiperautomação vai além da simples automação de processos, pois integra várias tecnologias como RPA, inteligência artificial, aprendizado de máquina e análise de dados para criar processos de negócios mais inteligentes e eficientes.

Com a hiperautomação, é possível automatizar não apenas tarefas simples e repetitivas, mas também processos mais complexos que requerem tomada de decisão baseada em dados.

Essa abordagem proporciona uma visão holística das operações de negócios, identificando e automatizando rapidamente todos os processos que podem ser otimizados, o que resulta em uma organização mais ágil e competitiva. Ainda vale ressaltar que, de acordo com a tendência apontada pelo Gartner, a hiperautomação será o diferencial competitivo da década.

Como realizar automação de processos na sua empresa

Identifique os processos que podem ser automatizados

Comece mapeando os processos repetitivos, manuais e que consomem muito tempo. Priorize atividades que são padronizadas e exigem pouca intervenção humana. Isso pode incluir tarefas administrativas, financeiras, de atendimento ao cliente e de TI.

A identificação correta dos processos a serem automatizados é o primeiro passo para garantir que a automatização de processos traga os benefícios e resultados esperados.

Escolha a ferramenta e tecnologia para automação

Uma vez definidos os processos a serem automatizados, é hora de escolher as ferramentas e tecnologias que serão utilizadas. Existem diversas plataformas de automação de processos no mercado, portanto, avalie as opções com base nas necessidades específicas da sua organização, na facilidade de integração com sistemas existentes e na escalabilidade da solução.

Ainda conforme a pesquisa da Salesforce, quase todos os respondentes (96%) afirmaram que modificar e reconstruir automações é um desafio, especialmente à medida que os sistemas e requisitos de negócios mudam.

No entanto, uma abordagem mais adaptável à mudança tecnológica pode mitigar esses desafios, evitando a ampliação da dívida técnica e melhorando a eficiência a longo prazo. E é por isso que a escolha correta da ferramenta de automação pode fazer a diferença entre um projeto bem-sucedido e uma implementação problemática.

Treine a equipe

Para que a automação de processos seja eficaz, é fundamental que os colaboradores saibam utilizar as ferramentas escolhidas. Invista em treinamentos para capacitar a equipe e assegure que todos estejam familiarizados com a nova tecnologia e suas funcionalidades.

Monitore os resultados

Acompanhe os principais indicadores de desempenho (KPIs) e faça ajustes quando necessário. O monitoramento constante ajuda na identificação precoce de quaisquer problemas e facilita a implementação de melhorias pontuais.

Como a Tecnocomp pode ajudar?

A Tecnocomp é uma empresa especializada em soluções de RPA que ajudam sua organização a otimizar processos com gargalos e aumentar a produtividade.

Equipadas com os mais recentes avanços em Robótica Cognitiva, as soluções da Tecnocomp são ideais para a mitigação de erros, automação de processos baseados em regras e integração de tecnologias de inteligência artificial e machine learning.

Benefícios das soluções de RPA da Tecnocomp

• Precisão de informações: redução de erros de dados e outros erros comuns em operações manuais;
• Trilha de auditoria: manutenção de logs detalhados para auditoria e governança das operações;
• Consistência: execução consistente de tarefas repetitivas;
• Cross Industry: aplicável em diversos setores, com um número crescente de casos de sucesso;
• Rápido retorno: o retorno sobre o investimento (ROI) dos projetos de RPA ocorre geralmente entre 9 e 12 meses após a implantação.

Sendo assim, com as soluções de RPA da Tecnocomp, sua empresa alcançará novos níveis de eficiência, precisão e competitividade no mercado, transformando a maneira como os processos operacionais são gerenciados e executados. Aproveite a visita e conheça mais sobre nossa solução!

Em resumo

Como automatizar processos?

• Identifique os processos que podem ser automatizados;
• Escolha a ferramenta e tecnologia para automação;
• Treine a equipe;
• Monitore os resultados.

Quais são os tipos de automação?

• Scripts;
• Unidade de Resposta Audível (URA);
• Robotic Process Automation (RPA);
• Business Process Management (BPM);
• Automação com Inteligência Artificial (IA);
• IT Service Management (ITSM).

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