A gestão de ativos em TI (ITAM) realiza o rastreamento e gerenciamento de todos os ativos de TI de uma organização para garantir que cada um deles esteja funcionando, com o software atualizado e que, ao fim do seu ciclo de vida, seja descartado corretamente.

O ITAM analisa dados financeiros, contratuais e o inventário de ativos para ajudar os gestores de TI a tomarem as melhores decisões para utilizar os recursos de maneira eficiente.

A gestão de ativos em TI também contribui para reduzir custos, pois permite gerenciar corretamente os ativos e reduzir os que estão em uso sem que o fluxo de trabalho seja prejudicado, o que permite estender sua vida útil. Dessa forma, a área de TI consegue entender melhor o custo total de propriedade (TCO) e buscar novas maneiras de otimizar o uso dos recursos disponíveis.

O que é um ativo de TI?

Qualquer peça de informação, software ou hardware em uso dentro de uma organização no dia a dia de trabalho é um ativo de TI. Os ativos de hardware incluem os equipamentos de computação – servidores, data centers, desktops, dispositivos móveis, teclados e impressoras – e os ativos de software incluem aplicativos, softwares e bancos de dados e, também, aplicativos na nuvem.

O que é gestão de ativos de TI?

A gestão de ativos de TI (ITAM) é um processo estratégico que envolve o rastreamento, monitoramento e gerenciamento de todos os ativos de tecnologia da informação de uma organização.

Isso vai além de simplesmente rastrear hardware e software; é uma abordagem estratégica que visa quantificar o valor total das aplicações, controlar a infraestrutura tecnológica, planejar investimentos e muito mais.

Ao adotar uma visão holística, as organizações podem tomar decisões informadas sobre seus ativos, alinhando-os de maneira eficiente aos objetivos gerais do negócio. Isso inclui a avaliação constante do valor de cada aplicação e hardware, permitindo a otimização contínua dos recursos disponíveis.

O objetivo principal é garantir que esses ativos sejam utilizados de maneira eficiente ao longo de seu ciclo de vida, desde a aquisição até o descarte adequado.

Objetivos da gestão de ativos de TI:

A gestão de ativos de TI tem diversos objetivos, todos voltados para o uso eficiente e sustentável dos recursos tecnológicos. Entre eles, destacam-se:

• Quantificar o valor total de aplicações: avaliar o valor total de hardware e software não utilizados, otimizando o uso dos ativos e reduzindo custos de manutenção e TCO.
• Controle de hardware e software: identificar e controlar ativos, garantindo rápida substituição e minimizando perdas.
• Planejamento para o futuro: avaliar o impacto do hardware antigo na infraestrutura de TI, permitindo decisões informadas sobre novas aquisições e a manutenção ou descarte de equipamentos antigos.

O processo de gestão de ativos em TI

Normalmente o processo de gestão de ativos em TI envolve:

• A identificação de ativos para criar um inventário completo e detalhado sobre os ativos de TI, tornando sua identificação mais fácil e permitindo uma otimização do uso de recursos
• Rastreamento, que utiliza uma solução ITAM para monitorar os ativos de TI. Entre as informações coletadas estão informações sobre os custos dos ativos, garantias, licenças SLAs, localização e condição dos ativos.
• Manutenção dos ativos para mantê-los de acordo com seu ciclo de vida. Envolve o reparo, atualização e substituição, e todas as atividades são registradas como parte do processo de gestão de ativos em TI para analisar o desempenho de cada ativo.

Etapas do ciclo de vida de um ativo de TI

Como cada ativo tem um ciclo de vida finito e exclusivo, a gestão de ativos em TI precisa monitorar cada um deles para garantir sua produtividade. As etapas desse ciclo, apesar de variar conforme o que as empresas precisam, normalmente incluem:

Planejamento

Envolve as decisões sobre quais ativos são necessários para uma empresa, qual sua utilidade e como será adquirido. Nesta fase, acontecem a análise de alternativas, custo-benefício e TCO do maior número de opções possível.

Aquisição

Os ativos podem ser adquiridos, incluindo os baseados na nuvem, desenvolvidos, licenciados ou arrendados. A melhor opção depende das necessidades da empresa.

Implantação

instalação, integração com outras ferramentas, acesso do usuário e suporte técnico.

Manutenção

Com a implementação dos ativos, a área de TI precisa criar um cronograma de manutenção regular, realizar atualizações e os reparos necessários para que os usuários extraiam o máximo valor de cada ativo. Isso prolonga sua vida útil e reduz custos e riscos.

Baixa

Ocorre quando a depreciação se inicia e não é mais viável realizar atividades de manutenção. Outro fator para o fim do ciclo de vida é quando novas opções de ativos mais eficientes aparecem no mercado. O processo envolve o descarte do ativo, atualização das informações, encerramento de contratos de licença e suporte e o plano de transição para a implementação do novo ativo.

Benefícios da gestão de ativos em TI

O ITAM é mais do que apenas um inventário de ativos: a tecnologia usa a base de dados para maximizar a utilização dos recursos, reduzir riscos e aumentar o valor comercial, evitando que compras desnecessárias ocorram e promovendo o melhor uso dos recursos já em uso pela empresa. Exatamente por esse motivo, a gestão de ativos em TI é um processo contínuo e sistemático, mas que entrega uma série de benefícios.

Informações centralizadas

Ativos de TI podem ser difíceis de serem gerenciados, informações imprecisas e desorganizadas tornam o processo ineficiente e demorado. Portanto, ao utilizar uma única fonte de dados, o rastreamento e manutenção do ciclo de vida dos ativos se torna mais fácil e eficiente.

Otimização de recursos

A gestão de ativos em TI, quando realizada da maneira correta, permite que os recursos disponíveis sejam utilizados ao máximo, reduzindo riscos, desperdícios e custos. Além disso, a solução ITAM permite a captura e análise dos dados sobre os ativos em tempo real, tornando a tomada de decisões mais inteligente

Conformidade

As licenças de software de terceiros passam por auditorias regulares para os gestores terem certeza de que o uso dos ativos está dentro do que foi acordado, caso contrário multas e punições podem ser implementadas. A gestão de ativos para TI monitora todos os ativos existentes em todos os computadores, redes e dispositivos para garantir a manutenção da conformidade.

Tomada de decisão otimizada

Os dados capturados pela solução ITAM ajudam os gestores de TI a avaliarem a necessidade de compras e atualização dos ativos instalados. Com isso, os processos se tornam mais eficientes, reduzindo riscos e tempo de inatividade no caso de algum problema.

Como fazer uma gestão de ativos de TI?

Após compreender os benefícios da gestão de ativos em TI, é essencial abordar as práticas e etapas para implementar uma eficiente gestão de ativos de TI.

Abaixo, vamos detalhar cada passo para garantir uma abordagem abrangente e estratégica:

Identifique os ativos

O primeiro passo na gestão de ativos de TI é a identificação completa e detalhada dos ativos. Isso inclui hardware e software em uso na organização.

A identificação deve ser precisa e abrangente, abrangendo tipos de ativos, localização, status atual, datas relevantes como a de compra e término do suporte, além de contratos associados e licenças.

Faça um inventário de TI

Um inventário de TI abrangente é crucial para uma gestão eficiente. Categorize os ativos por tipo, registre sua localização, mantenha informações sobre o status atual, e inclua dados como data de compra, data de término do suporte, contratos associados e licenças.

Isso cria uma base sólida para o gerenciamento posterior, e facilita toda a organização de ativos.

Monitore e realize a manutenção dos ativos

O monitoramento constante dos ativos é essencial para garantir que permaneçam operacionais e atendam às necessidades da organização.

Utilize uma solução ITAM para coletar informações sobre custos, garantias, SLAs, localização e condição dos ativos.

A manutenção regular também é crucial, incluindo reparos, atualizações e substituições, com todos os registros integrados ao processo de gestão de ativos em TI.

Gerencie os riscos

O gerenciamento de riscos é parte integrante da gestão de ativos de TI. Identifique e avalie possíveis riscos associados aos ativos, como falhas de segurança, obsolescência e custos imprevistos. Desenvolva estratégias para mitigar esses riscos e mantenha um plano de contingência para possíveis problemas.

Faça uma auditoria e avalie a conformidade

Realize auditorias periódicas para garantir a conformidade com contratos, licenças e regulamentações.

Verifique se os ativos estão sendo utilizados conforme acordado e esteja preparado para demonstrar conformidade em auditorias externas. Isso reduz o risco de multas e penalidades.

Desative e descarte o que não é mais útil

Quando um ativo atinge o final de seu ciclo de vida ou não é mais eficiente, é crucial desativá-lo e descartá-lo adequadamente.

Isso envolve a atualização das informações, encerramento de contratos e suporte, e a transição adequada para novos ativos. A gestão eficaz nesta fase contribui para a eficiência global dos recursos de TI.

Realize uma adaptação contínua

A gestão de ativos em TI é um processo dinâmico. Esteja preparado para realizar adaptações contínuas com base em mudanças nas necessidades da organização, avanços tecnológicos e feedback do processo de gestão de ativos.

A adaptação contínua é crucial para manter a eficiência ao longo do tempo.

Características de uma solução ITAM

As soluções de gestão de ativos em TI trazem recursos para otimizar o controle da infraestrutura de TI e permitir o rastreamento local e na nuvem. Elas incluem:

• Detecção de ativos de hardware e software automatizada
• Gerenciamento de licenças
• Gerenciamento de versões e patches de segurança
• Gerenciamento de solicitações para definir fluxos de trabalho de solicitações de ativos
• Gerenciamento de estoque
• Banco de dados de gerenciamento de configuração centralizado (CMDB)
• Gerenciamento de ativos fixos, como conteúdo multimídia

Como escolher uma solução de gestão de ativos em TI

Para encontrar a solução ideal de gestão de ativos em TI, o primeiro passo é compreender as necessidades e expectativas da empresa em relação à solução ideal. Uma vez identificadas as necessidades e objetivos, é importante comparar os preços e avaliar as funcionalidades oferecidas por cada opção disponível. Além disso, buscar por uma solução que permita um período de teste antes da compra é fundamental para garantir que ela atenda adequadamente aos requisitos da empresa.

 

Buscar informações de usuários atuais e anteriores também pode ajudar na hora da escolha. Por fim, é necessário analisar o suporte técnico oferecido pelo fornecedor, quais seus recursos e SLAs.

Confira abaixo quais são as principais características de uma solução ITAM de qualidade para otimizar o controle da infraestrutura de TI:

Analise as necessidades

Antes de escolher uma parceira de gestão de ativos ITAM, é fundamental compreender as necessidades específicas da organização. Avalie quais recursos são essenciais para a gestão eficiente dos ativos, considerando o tipo e o volume de ativos em uso.

Verifique a facilidade de uso

A facilidade de uso da solução é crucial para garantir a adesão e eficiência. Uma interface intuitiva e recursos acessíveis facilitam a implementação e uso contínuo da solução por toda a equipe de TI.

Considere a escalabilidade

Certifique-se de que a solução ITAM escolhida pode ser escalada conforme a organização cresce e o volume de ativos aumenta. A capacidade de adaptar a solução para atender às demandas crescentes é essencial para a eficácia contínua.

Estude a integração

A integração da solução ITAM com outros sistemas de TI é vital.

Nesse sentido, considere a facilidade com que a solução pode se integrar a outras ferramentas utilizadas na organização.

Conforme o Digibee 2023 State of Enterprise Integration Report, 42% dos entrevistados disseram que o maior impacto de uma integração ruim são nas práticas ineficazes, incluindo processos ineficientes e outros problemas que limitam o crescimento da empresa. Portanto, integrações eficientes são cruciais para evitar isso..

Analise a qualidade do suporte e se existem atualizações

Além de avaliar as características técnicas, examine a qualidade do suporte oferecido pelo fornecedor da solução ITAM.

Certifique-se de que há um suporte eficaz para resolver problemas e fornecer assistência quando necessário. Considere também se a solução é regularmente atualizada para acompanhar as mudanças tecnológicas.

Por que adotar uma solução de gestão de ativos de TI

A tecnologia é o futuro das empresas, e os líderes do mercado já sabem que essa ferramenta de gerenciamento é essencial para resolver diversos desafios atuais.

Estes desafios incluem a complexidade na organização, armazenamento e recuperação de arquivos, a perda de tempo valioso e a alocação ineficiente de recursos, resultando em oportunidades de negócios perdidas.

A Tecnocomp conta com um serviço de gestão de ativos em TI diferenciado e compatível com as principais plataformas em uso pela empresa. Totalmente personalizável e adequada às suas necessidades. Entre em contato e saiba mais.